En septembre 2021, le sénateur Philippe Folliot adressait une question écrite à la ministre de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales pour faire part de son étonnement suite à la suppression d’une procédure permettant de notifier par voie électronique un certain nombre de demandes et de modifications de délai relatives aux autorisations d’urbanisme délivrées par les communes.
Question n° 24419 adressée à Mme la ministre de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales :
Texte de la question : M. Philippe Folliot attire l’attention de Mme la ministre de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales au sujet de la suppression de la possibilité de notifier les demandes de pièces et les modifications de délai par mail dans le cadre des autorisations d’urbanisme. En effet, le décret n° 2021-981 du 23 juillet 2021 supprime cette possibilité. À l’ère de la dématérialisation, le fait de pouvoir envoyer un mail était une étape importante, à la fois appréciée par les mairies (gain de temps de traitement par les services) et par les demandeurs de déclarations préalables et de permis (gain de temps pour les délais). Cela ne s’est pas fait sans mal car une adaptation des systèmes, des services, ainsi que des comportements des administrés, a été nécessaire. La suppression de cette possibilité entraîne donc directement une augmentation du temps de traitement et des dépenses engendrées par les courriers recommandés. Alors que ce système fonctionnait désormais très bien, il souhaiterait connaître son avis sur le fait d’annuler la suppression de la possibilité de traiter par mail la notification des demandes de pièces et de modifications de délai dans le cadre des autorisations d’urbanisme.
Une réponse a finalement été apportée le 10 mars 2022 par le successeur de la ministre au ministère :
Texte de la réponse : Le décret n° 2021-981 du 23 juillet 2021 portant diverses mesures relatives aux échanges électroniques en matière de formalité d’urbanisme, abroge l’article R.* 423-48 du Code de l’urbanisme relatif aux échanges électroniques entre les usagers et l’administration, qui prévoyait notamment la possibilité pour l’autorité compétente d’adresser au demandeur par échange électronique les notifications liées à l’instruction des autorisations d’urbanisme. Cette abrogation est motivée par une redondance et des difficultés d’articulation avec le régime législatif général défini par le code des relations entre le public et l’administration (CRPA) en matière d’échange par voie électronique. Celui-ci autorise l’administration à répondre aux usagers par voie électronique à la condition d’avoir préalablement recueilli le consentement de la personne concernée. Par conséquent, l’utilisation d’un courriel en lieu et place d’un simple courrier est donc toujours possible. Une condition supplémentaire est néanmoins requise par le second alinéa de l’article L. 112-15 du code des relations entre le public et l’administration dès lors qu’un envoi par lettre recommandée est imposé par voie papier, comme c’est souvent le cas dans le cadre des actes de procédure d’autorisation d’urbanisme en raison des effets juridiques attachés à la date de réception des notifications. Dans cette hypothèse, le CRPA impose ainsi par parallélisme de procéder à un envoi par recommandé électronique ou par un procédé électronique équivalent de type « téléprocédure ». L’envoi d’un simple courriel ne peut remplir cette condition. L’article R.* 423-48 du Code de l’urbanisme ne mentionnait pas explicitement cette condition, ce qui pouvait poser des difficultés d’interprétation. Son abrogation met fin à cette ambiguïté, sans remettre en cause la possibilité pour l’administration, en application du régime général : – de notifier aux usagers, au moyen d’un recommandé électronique, d’une téléprocédure ou d’un autre procédé électronique équivalent, les demandes de pièces complémentaires, modifications de délai d’instruction ou décisions ; – et plus largement, d’échanger par simple courriel pour toute correspondance opérationnelle ne nécessitant pas de notification par pli recommandé en application du code de l’urbanisme. Ainsi, afin de tenir compte des diverses modalités de transmission par voie électronique prévues au CRPA, l’encart des formulaires CERFA de demandes d’autorisation d’urbanisme permettant de recueillir le consentement des pétitionnaires sera adapté afin de couvrir l’ensemble des procédés électroniques utilisables par l’administration et non plus seulement les simples échanges courriels. Quoi qu’il en soit, le recours aux notifications par voie électronique reste à l’appréciation de l’administration qui peut dans tous les cas préférer procéder par voie papier. Pour toutes ces raisons, l’abrogation de l’article R.* 423-48 du Code de l’urbanisme ne met pas fin à la possibilité de recourir aux outils de communication électronique dans le cadre de l’instruction des autorisations d’urbanisme. Au contraire, l’obligation pour les communes de plus de 3 500 habitants de se doter, d’ici le 1er janvier 2022, d’une téléprocédure permettant notamment les échanges avec les usagers, en application des articles L. 423-3 et A. 423-5 du Code de l’urbanisme, et plus largement le déploiement du programme de dématérialisation de l’application du droit des sols « Démat.ADS » contribueront à leur généralisation.
Le sénateur Folliot a ainsi pu obtenir un certain nombre des clarifications demandées ainsi que l’amélioration de l’encart des formulaires CERFA de demandes d’autorisation d’urbanisme.